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Aunque mucho se ha escrito sobre el tema, lo cierto es que aprender a delegar tareas no es fácil. Quien delega funciones puede llegar a sentir en un determinado punto que está perdiendo el control de una situación.
Sin embargo, en muchos casos es crucial aprender a delegar tareas, sobre todo cuando se trata de una gran cantidad de asignaciones que abruman.
Delegar funciones significa que se asignarán a los empleados una serie de tareas que tradicionalmente han sido ejecutadas por los expertos o por mandos superiores. A su vez, dichas asignaciones, pueden ser dadas de forma temporal o indefinida, pero siempre suponen un alivio de la carga para quien delega.
De igual modo, al delegar se hace un reconocimiento del valor de los empleados a quienes se le deposita la confianza para el cumplimiento de responsabilidades. Más que considerarlo como un punto negativo, delegar tareas también puede ser favorecedor en cuanto a futuros procesos de promoción dentro de la empresa.
Aprender a delegar tareas
Son muchos los directivos que han admitido que aprender a delegar tareas es un aspecto en el que deben trabajar, pues esto puede ser difícil por varias razones.
En primer lugar, delegar no implica perder responsabilidad en un proyecto. Muchos directivos temen delegar porque sienten que, así como deben asumir los éxitos, también lo deben hacer con las fallas.
En segundo lugar, algunos directivos consideran que pueden hacer mejor las tareas; ello se debe a que tienen el control absoluto y, al perderlo, creen que el resultado no tendrá buena calidad.
Por último, muchos empresarios también temen delegar tareas porque sienten que es un reto, sobre todo al enseñar a otros cómo hacer las tareas que ellos desempeñan, pudiendo llegar a sentirse que ya no son necesarios para la empresa.
Muchos sienten mayor dificultad cuando se trata de enseñar a alguien que recién ha llegado a la empresa. Asimismo, algunos directivos prefieren invertir el tiempo que dedicarán a enseñar al otro, en completar ellos mismos la tarea.
No obstante, en más de una ocasión, aprender a delegar tareas es necesario, ya que esto produce beneficios no solo para quien dirige el equipo sino también para la empresa en general.
¿Por qué aprender a delegar?
Aprender a delegar tareas supone las siguientes ventajas:
- Permite reducir el estrés: ya que cuando la tarea se divide en varias personas, los objetivos se vuelven más alcanzables y se pueden cumplir con los plazos establecidos, por lo que el estrés y la tensión se reducen.
- Incrementa la productividad: si se delega de forma correcta, tomando en cuenta las capacidades y habilidades de cada empleado, el rendimiento y la eficiencia aumentan, lo cual se traduce en una mayor productividad.
- Aumenta la motivación: si un empleado siente que es tomado en cuenta y se aprecia su capacidad para decidir, se sentirá más valorado y su autoestima también mejorará.
- El empleado se sentirá más comprometido: como consecuencia de sentir una mayor motivación, se reducirán las probabilidades de que el empleado abandone el puesto.
- Mejora las relaciones: al igual que la comunicación, dado que todo el equipo se sentirá parte del proyecto, lo cual es positivo para la empresa.
Aunque delegar tareas suponga todos estos beneficios, tal como se ha mencionado, no siempre es sencillo. Por ello, conviene tomar en cuenta algunas sugerencias para hacerlo de la mejor manera.
¿Cómo delegar de forma correcta?
Aprender a delegar supone hacerle frente a la incertidumbre y al miedo que esto supone. Algunas acciones que se pueden poner en práctica son las siguientes:
- Tener presente cuál trabajo se debe delegar: es decir, cuáles son las tareas que otras personas pueden ejecutar y cuáles son las que puede llevar a cabo el directivo.
- Comunicar los objetivos: así como las metas de una forma clara, de modo que todos entiendan qué es lo que se espera al culminar las tareas.
- Acordar fechas: tanto para la entrega final como para cada entrega.
- Dejar claro que pueden consultar: el directivo debe lograr que los empleados sepan que, ante cualquier duda o dificultad, pueden acudir con su jefe.
- Elimina las barreras mentales: muchos directivos piensan que, al capacitar a otra persona, perderán tiempo y tendrán retraso, pero lo cierto es que para que una empresa pueda crecer, es necesario poner tareas, bien sea fáciles o complejas, en otras manos y para ello se debe escoger el mejor perfil para cada labor.
- Medir semanalmente: para evitar imprevistos; se debe hacer un seguimiento del avance de las tareas y, de ser necesario, implementar acciones de mejora para la próxima semana.
Estas son algunas de las sugerencias que se pueden poner en práctica para aprender a delegar tareas, ya que se trata de una realidad a la que debe hacer frente todo responsable de un proyecto que desee concentrarse en las prioridades para que ese proyecto crezca.
Bibliografía
- Alles, M. (2016). Cómo delegar efectivamente en 12 pasos. Ediciones Granica.
- Hernández, M. L., & Villalba Ortiz, A. E. (2019). Los desafíos en las pymes,¿ cómo generar una exitosa delegación de tareas?.
- Tapia, J. C. F. (2018). El desarrollo de la capacidad para delegar utilizando análisis FODA. ANFEI Digital, (8).
