Contar como psicólogos con un programa para la gestión en la nube de nuestra consulta es indispensable. Un programa en la nube ayuda a lograr una gestión efectiva del centro. De hecho, no es un tema solo de tiempo, sino que estos programas también nos ayudarán a mejorar la seguridad y la organización.
Actualmente existen un buen número de programas en el mercado, por lo que antes de decidirnos por una opción se hace necesario una revisión lo más exhaustiva posible de cada uno de ellos.
A continuación haremos una comparación entre los diferentes programas para intentar ayudar en lo posible a descubrir cuál es mejor para cada caso particular.
¿Cuántos programas para psicólogos hay?
Para elegir el mejor programa, además de las funcionalidades, tendremos en cuenta factores como la visibilidad, asistencia por chat/teléfono, la usabilidad del programa y el precio.
Aunque existen algunos más, la comparativa que realizamos a continuación incluye los 10 software más populares para gestionar clínicas:
- Docfav
- Archivex Clinical
- Software Salus
- Mundo Psicólogos
- Clinic-Cloud
- Clinni
- MN Program
- Dasi-eclinic
- TIMP
- Docplanner (Doctoralia)
Psicólogos con gestión 2.0: Funcionalidades más relevantes
Vamos a analizar para cada una de las plataformas de gestión aquellas funcionalidades que aportan seguridad y automatizan gestiones que nos quitan tiempo cada día en nuestra consulta:
- Videollamada
- Software para historiales clínicos
- Recordatorios para pacientes
- Documento digital + firma digital
- Caja y facturas
- Estadísticas
- Usabilidad
- Soporte
También es necesaria, diríamos que imprescindible, la gestión pública (la visibilidad) para estar localizables para los pacientes que buscan psicólogos en Google u otros buscadores.
Y por último analizaremos la variable precio, indispensable a la hora de tomar una decisión que se ajuste a nuestras necesidades, pero también a nuestros recursos.
Tabla resumen: Software para la gestión de consultas de psicología
A continuación analizaremos las funcionalidades de esta comparación en detalle.
Funcionalidades principales para una consulta 2.0
Visibilidad y reputación de nuestra consulta
Para la visibilidad de nuestra consulta es primordial estar accesibles desde Google. Miles de personas buscan psicólogos en la red y estar localizables es indispensable. Esta es la mayor diferencia entre Docfav, Doctoralia, Mundo Psicólogos y las demás opciones.
No es el caso de todas las especialidades, pero para los psicólogos una herramienta que aporte visibilidad y ayude con la gestión interna es la combinación perfecta.
Videollamada
Para los psicólogos poder realizar las consultas a través de videollamada es algo más que práctico. No solo nos facilita el trabajo sino que influye directamente en la caja de nuestro negocio, ya que podemos rellenar huecos que serían inviables de ocupar si solo pudiésemos realizar citas presenciales.
Muchos pacientes tienen imprevistos y poder atender ciertas citas de manera telemática nos permite seguir facturando y continuar con el buen desarrollo de nuestro negocio.
Como puede verse en la gráfica resumen, no todas las plataformas ofrecen esta funcionalidad.
Historial clínico del paciente
Una vez hayamos atendido cada cita es importante digitalizar todo el seguimiento realizado al paciente en la nube para poder cumplir con la RGPD, ganar orden y poder acceder y actualizar la información en cualquier momento. Y el último beneficio, pero no el menos importante: Reducir el uso de papel.
Los puntos fuertes de un buen programa de historias clínicas son los siguientes:
- Personalización de los campos
- Añadir todo tipo de documentos al historial clínico
- Información en la nube
Docfav y Archivex Clinical destacan por su gran flexibilidad y usabilidad a la hora de realizar los seguimientos. En ambas opciones se pueden personalizar, adjuntar todo tipo de ficheros y añadir comentarios a las imágenes adjuntas.
Documento LOPD y firma digital (Consentimiento legal de pacientes)
Pensemos en todos esos procesos que nos quitan tiempo cada día y pueden ser automatizados. Debemos exigir a nuestro programa para psicólogos que cumpla todos estos requisitos.
Archivex dispone de la firma para documentos digitales, pero solamente tendremos acceso si compramos una tablet específica con un precio considerable.
Por otro lado, Dasi-eclinic trabaja con un proveedor para la firma de dichos documentos (hay que pagar al proveedor además del software).
Recordatorios automáticos para pacientes
Los pacientes suelen olvidar con frecuencia las citas asociadas. Para reducir el absentismo tenemos dos opciones:
- Llamar constantemente y recordar a cada paciente que tiene una cita.
- Configurar un aviso automático para que nuestros pacientes reciban 24 horas antes un recordatorio.
Los SMS en Doctoralia son gratuitos si pagamos los 99€ mensuales que cuesta el perfil premium por cada usuario.
Es importante para esta funcionalidad realizar un cálculo de cuántos recordatorios enviaremos al mes para poder obtener el gasto total de la suma entre el Software y los recordatorios. En ocasiones puede resultar más rentable paga una pequeña cantidad por cada SMS.
Caja y facturas
Administrar una consulta de psicología correctamente también incluye la correcta gestión del negocio. Por eso, tener un control de caja y poder emitir facturas en segundos en caso de necesitarlas, es un punto a tener en cuenta.
La única plataforma que no ofrece este servicio en el momento en que redactamos este artículo es Mundo Psicólogos.
Estadísticas de la consulta
Con el paso del tiempo, nos gustará tener la información de nuestros pacientes. ¿Quién es el paciente con más recurrencia? ¿Quién es el que más citas cancela? ¿… ausencias? ¿Qué especialidad es más lucrativa?
Para conocer el funcionamiento de nuestra empresa en un simple vistazo es necesario contar con un apartado de estadísticas y gráficos que nos muestre datos de los ingresos, las citas y los clientes.
Soporte 24/7 para especialistas
En caso de duda, al usar un nuevo programa informático es muy importante que haya un equipo humano detrás. Y si además de solucionar las dudas nos escuchan para implementaciones que nos ahorren tiempo o mejoren nuestro día a día mucho mejor.
El mejor canal para el soporte es chat y/o teléfono. Clinni no ofrece soporte por teléfono, pero los demás aseguran asistencia por email, chat y teléfono.
Usabilidad
Un programa para psicólogos con muchas opciones es importante pero si no es cómodo de usar ni tampoco tiene una fácil accesibilidad deja de ser operativo.
El presente y el futuro nos indican que los programas de escritorio — aquellos que tenemos que instalar — están obsoletos. Hoy en día los navegadores (Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer, etc.) responden tan bien como cualquier ordenador físico para servir un programa directamente desde la nube.
La usabilidad en ciertos puntos es subjetiva. Por eso siempre recomendamos probar los programas para psicólogos por uno mismo para tener una idea propia y ver si se ajustan a tu necesidad.
Precio
Prácticamente todos los software cobran una mensualidad que varía según el número de empleados de la clínica.
Existen programas con políticas conservadoras como Software Salus que tiene una cuota de alta (1.500€) o Doctoralia que, además de tener un precio indicado en su página web de 99€ al mes, suele pedir un compromiso anual.
Con el paso del tiempo la tecnología se ha abaratado hasta ser accesible para casi todos. Por eso, es cada vez más frecuente pagar una mensualidad sin permanencias. Esto no nos ata de ninguna manera a los programas y al mínimo descontento podemos empezar a valorar otras opciones.
Otro factor a tener en cuenta es el precio de las notificaciones a los pacientes (los recordatorios vía SMS), ya que en la mayoría de los casos se cobran por separado.
Probar antes de comprar
Como ves hay muchas posibilidades que se adaptarán a cada caso particular según su necesidad y sus recursos, por eso la mejor forma de valorar cual es tu mejor opción es ponerlo a prueba previamente.
En este sentido, cabe destacar que la versión gratuita de Docfav no está limitada ni por pacientes ni por tiempo.
Solamente nos indica que accedamos al plan de pago una vez queramos conocer la información de una cita antigua, exactamente a la última cita número 1001.
Docfav nos dejará seguir trabajando a no ser que queramos solicitar información de una cita antigua (fuera de las últimas mil), cuando tendremos que acceder a uno de los planes de pago.
Otras plataformas cuentan también con versiones gratuitas de prueba, aunque con diversas limitaciones según el caso. Este es el detalle:
- Docfav: Versión gratuita ilimitada (acceso a las últimas 1.000 citas)
- Clinni: 30 días
- MN Program: 30 días
- TIMP: 15 días
- Clinic-Cloud: 15 días
- Archivex Clinical: 7 días
- Mundo psicólogos: No tiene versión gratuita.
- Software Salus: No tiene versión gratuita.
- Dasi-eclinic: No tiene versión gratuita.
- Doctoralia: No tiene versión gratuita.
He probado la aplicación docfav y me va genial, gracias por la comparativa, al final ir buscando uno a uno es un rollo.