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Aunque sabemos que no es posible, las personas deseamos “tener el control” del tiempo dado que del uso inteligente que hagamos de él depende en gran parte la calidad de nuestra vida.
El carácter del tiempo ha sido estudio del hombre desde la antigüedad. En la cultura occidental el tiempo es lineal y se corresponde con un concepto judeocristiano basado en la Biblia. Para el mundo oriental y sus doctrinas el tiempo es cíclico o circular.
Los humanos inventamos el reloj para medir con la mayor exactitud posible horas, minutos y segundos, quizás porque tenemos cierta noción de que es irremplazable e incluso indefinible.
Es común escuchar esto de “el tiempo es oro”, sin embargo podemos hacer dinero pero nadie puede “hacer” tiempo. De ahí la importancia que le damos en buscar la mejor forma de invertirlo, tratando de poner un manto de claridad en qué “perdemos el tiempo” o cómo podemos administrarlo mejor.
Lo cierto es que en el mundo actual en el que vivimos sentimos cada vez más que el tiempo es un recurso tan valioso como escaso. Sostenemos que el tiempo del que disponemos es la razón por la cual son o no posibles ciertas cosas que deseamos y en consecuencia ejecutamos las acciones para conseguir nuestros objetivos.
Aprender a gestionar nuestro tiempo requiere de ponerle nombre a lo verdaderamente importante en cada rol de la vida que nos desempeñamos, y en consecuencia con esto definir cuáles son aquellos objetivos que deseamos alcanzar.
El objetivo es realizar tareas de acuerdo con su nivel de importancia. Con un poco de esfuerzo y herramientas sencillas, se puede lograr un manejo más productivo del tiempo. Como todo hábito positivo que desees incorporar requiere de práctica consciente.
Aunque no siempre alcanza con esto. Muchas veces hay que ir un poco más profundo y descubrir creencias, pensamientos o juicios, algunos muy arraigados en nuestro modelo mental, que nos cierran o abren posibilidades de acción.
La pregunta no es cómo hacer más cosas y más deprisa sino cómo hacer sólo lo más importante y cómo hacerlo bien.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Es el proceso de planear y ejercitar el control consciente del tiempo empleado en actividades concretas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. Supone la acomodación de actividades laborales, sociales, familiares, hobbies, compromisos e intereses. Y ofrece algunas ventajas como:
- Identificar actividades de tu día que puedes delegar a otras personas o eliminar del todo.
- Reducir niveles de ansiedad al poder visualizar y diferenciar tareas urgentes de importantes.
- Aprender a usar el tiempo y evitar largas jornadas laborales o destinar tiempo extra personal para tu trabajo.
La matriz de Eisenhower: Un ejercicio simple y efectivo que debes probar
Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, general del ejército y presidente número 34 de los Estados Unidos. Se lo conoce por sus increíbles niveles de productividad. Eisenhower dijo: “Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
¿Cómo distinguir lo urgente de lo importante?
No hay una fórmula exacta para distinguir estos dos conceptos, sin embargo te dejo acá algunas distinciones que pueden ayudarte:
Lo urgente requiere de tu atención inmediata, es impostergable y debe hacerse ahora. Si no lo ejecutas ocurrirán ciertos resultados claros, ya que estas tareas dependen de un marco específico de tiempo. No las puedes postergar y debes evitar procrastinar.
Por ejemplo: Acordaste con un cliente enviarle un presupuesto para la fecha X.
Lo importante no requiere de tu atención inmediata, sin embargo si no realizas estas tareas a largo plazo habrá consecuencias. Es decir, que no sean urgentes, no significa que no importen. Estas tareas requieren de planificación.
Por ejemplo: Planificar un proyecto de negocio o tareas de mantenimiento de tu casa.
Una vez que puedas diferenciar estos dos conceptos estás listo para aprender a gestionar mejor tú tiempo.
¿Cómo hacer tu matriz?
Primero debes hacer una lista de todas esas tareas pendientes que dan vueltas en tu cabeza. No importa si la lista es corta o larga. Lo importante es que puedas volcar en un papel todo eso. Luego en una hoja dividida en 4 cuadrantes vas a ubicar cada ítem de tu lista guiándote por estas preguntas.
Mira aquí un ejemplo de matriz:
Importante y urgente: Hacer.
¿Esta tarea tiene un plazo o fecha límite? ¿Prometí entregar X en cierta fecha? ¿Esto requiere de mis habilidades para poder realizarse?
Importante pero no urgente: Programar
¿Esta tarea puede afectar mis objetivos a largo plazo? ¿Esto no requiere de mi atención ya, pero sí que planifique? ¿Haciendo X obtendré a mediano o largo plazo un beneficio importante para mí?
Urgente pero no importante: Delegar
¿Esto hay que hacerlo sin falta pero no requiere de mi atención? ¿Puede alguien más hacerlo por mí?
No importante y no urgente: Eliminar (Estas son los principales “ladrones de tiempo”)
¿Esto me distrae y me aleja de mis objetivos? ¿Me aporta alguna ganancia?
Resumiendo… Beneficios de aprender a gestionar mejor tú tiempo
Si llegaste hasta acá, es probable que al menos hayas conseguido darte cuenta de algo, y eso es información valiosa, dado que todo aquello que hacemos consciente es más probable que podamos hacernos cargo y modificarlo.
Aprender gestión del tiempo requiere de esfuerzo y de que puedas trabajar cuales son aquellas creencias o patrones de comportamiento que te impiden conseguir algunos objetivos.
Implementar este tipo de estrategias funciona para poder empezar a hacer una “limpieza” de tareas innecesarias. El día no va a tener más horas, pero es probable que notes que puedes hacer más cosas en la misma cantidad de tiempo, o que puedas comenzar a poner límites entre tu tiempo de trabajo y tu vida personal, o comenzar a destinar tiempo de calidad a tus intereses.
Además contribuirás a reducir el estrés y ansiedad que te puede generar tantas tareas y ganaras en bienestar, como también sirve para darte cuenta que estás haciendo la tarea correcta y enfocarte.
